Dalam dunia administrasi pemerintahan, penggunaan kode surat dinas sangat penting untuk menjaga kejelasan dan ketertiban dalam pengelolaan arsip. Kode surat dinas tidak hanya berfungsi untuk mengidentifikasi jenis surat, tetapi juga memudahkan dalam pengarsipan dan pelacakan dokumen. Oleh karena itu, memahami klasifikasi dan penulisan kode surat dinas yang benar sangatlah penting.
Pembuatan surat dinas telah diatur secara resmi dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 78 Tahun 2012. Peraturan ini memastikan bahwa setiap kode surat dinas sesuai dengan klasifikasinya dan mudah diidentifikasi ketika diperlukan di kemudian hari.
Klasifikasi Kode Surat Dinas
Klasifikasi kode surat dinas adalah pengelompokkan naskah atau surat berdasarkan masalah yang dibahas di dalamnya. Pengelompokan ini penting karena berpengaruh langsung terhadap proses pengarsipan dan penyimpanan dokumen. Ada dua jenis arsip yang sering digunakan dalam klasifikasi surat dinas, yaitu arsip dinamis dan arsip inaktif.
Arsip Dinamis adalah dokumen atau surat yang masih aktif digunakan dalam aktivitas sehari-hari di instansi yang bersangkutan. Contohnya termasuk surat keputusan atau surat tugas yang masih memiliki relevansi dan digunakan secara berkala.
Arsip Inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah menurun atau tidak lagi dibutuhkan dalam aktivitas sehari-hari. Arsip inaktif biasanya disimpan untuk jangka waktu tertentu sebelum akhirnya dimusnahkan atau dipindahkan ke arsip permanen.
Selain itu, klasifikasi surat dinas juga membantu dalam menentukan prioritas surat mana yang perlu segera ditindaklanjuti dan surat mana yang bisa ditunda. Misalnya, kode “01” untuk surat keputusan (SK) menunjukkan bahwa surat tersebut berisi keputusan yang harus segera dilaksanakan, sementara kode “15” untuk surat pengantar (SPeng) mungkin tidak memerlukan tindakan yang mendesak.
Dengan klasifikasi yang jelas, setiap instansi bisa mengelola surat masuk dan keluar dengan lebih efisien, memastikan bahwa tidak ada dokumen yang hilang atau terlewatkan.
Penulisan Nomor Kode Surat Dinas yang Benar
Penulisan nomor kode surat dinas memiliki aturan yang harus diikuti agar surat tersebut dapat diidentifikasi dengan mudah dan tidak membingungkan pihak yang menerimanya. Format penomoran biasanya terdiri dari beberapa elemen penting seperti kode surat, nomor urut, profil instansi, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Sebagai contoh, format kode surat dinas keluar yang sering digunakan adalah sebagai berikut:
- 01: Surat Keputusan (SK)
- 02: Surat Undangan (SU)
- 03: Surat Permohonan (SPm)
- 04: Surat Pemberitahuan (SPb)
- 05: Surat Peminjaman (SPp)
- 06: Surat Pernyataan (SPn)
- 07: Surat Mandat (SM)
- 08: Surat Tugas (ST)
- 09: Surat Keterangan (SKet)
- 10: Surat Rekomendasi (SR)
- 11: Surat Balasan (SB)
- 12: Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
- 13: Sertifikat (SRT)
- 14: Perjanjian Kerja (PK)
- 15: Surat Pengantar (SPeng)
Sebagai contoh penulisan nomor kode surat dinas yang benar adalah sebagai berikut:
14.011/DP-KM/X/2022
Penjelasan dari penomoran tersebut:
- 14: Kode surat, dalam hal ini Perjanjian Kerja (PK)
- 011: Nomor urut surat
- DP-KM: Profil instansi, misalnya Dinas Pendidikan Kota Malang
- X: Bulan pembuatan surat, dalam hal ini bulan Oktober
- 2022: Tahun pembuatan surat
Dengan format penulisan ini, setiap bagian dari kode surat memiliki makna dan fungsi yang jelas, sehingga memudahkan dalam pelacakan surat di kemudian hari.
Cara Membuat Penomoran Surat Dinas yang Benar
Membuat penomoran surat dinas yang benar bukanlah tugas yang bisa dilakukan sembarangan. Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar penomoran surat dinas sesuai dengan aturan yang berlaku dan mudah dilacak oleh pihak terkait.
- Menentukan Kode Surat: Langkah pertama adalah menentukan kode surat sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat. Misalnya, jika surat tersebut adalah surat keputusan, maka kode yang digunakan adalah “01”.
- Memberikan Nomor Urut: Setiap surat dinas harus memiliki nomor urut yang unik. Nomor urut ini biasanya direset setiap awal tahun, sehingga surat pertama yang dibuat pada tahun tertentu akan mendapatkan nomor urut “001”, surat kedua “002”, dan seterusnya.
- Mencantumkan Profil Instansi: Bagian ini berisi singkatan atau kode yang menunjukkan instansi yang membuat surat. Contohnya “DP-KM” untuk Dinas Pendidikan Kota Malang.
- Menambahkan Bulan dan Tahun: Bagian terakhir dari kode surat adalah bulan dan tahun pembuatan surat. Bulan biasanya ditulis dalam bentuk angka Romawi, misalnya “I” untuk Januari, “II” untuk Februari, dan seterusnya. Tahun ditulis dalam format empat digit, seperti “2022”.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, bisa membuat penomoran surat dinas yang benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penomoran yang jelas dan terstruktur akan sangat membantu dalam proses pengarsipan dan pelacakan dokumen di kemudian hari.
Dalam praktiknya, setiap instansi mungkin memiliki sedikit variasi dalam penulisan nomor surat, namun secara umum, format yang telah disebutkan di atas sudah sesuai dengan aturan yang berlaku di banyak instansi pemerintah.
