Surat block style adalah jenis format surat resmi yang digunakan secara luas dalam komunikasi formal, baik antar instansi maupun perusahaan.
Format ini dikenal dengan tampilannya yang rapi dan mudah dibaca, karena semua elemen surat, mulai dari tanggal hingga tanda tangan, ditempatkan secara sejajar di tepi kiri atau kanan.
Kepraktisan dan kerapian surat ini menjadikannya pilihan utama untuk surat-menyurat resmi yang membutuhkan kejelasan dan keteraturan.
Kapan Menggunakan Surat Block Style?
Surat block style sangat cocok digunakan untuk berbagai situasi formal, termasuk:
- Surat resmi antar instansi: Misalnya surat pengajuan, undangan rapat, atau surat pemberitahuan.
- Surat bisnis antar perusahaan: Seperti kontrak, surat penawaran, atau permohonan kerja sama.
- Surat resmi internal: Surat ini juga bisa digunakan untuk komunikasi resmi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Keuntungan menggunakan surat block style adalah kemudahan pembaca untuk memahami isi surat karena tampilannya yang sederhana dan terstruktur.
Tidak ada elemen yang tumpang tindih, sehingga informasi dapat disampaikan dengan jelas dan tanpa kebingungan.
Jeinis-Jenis Bentuk Surat Block Style dan Contohnya
Ada tiga jenis utama surat block style: full block style, block style, dan semi block style. Masing-masing memiliki ciri khas yang membedakan, meskipun semuanya tetap mengacu pada konsep kesederhanaan dan formalitas.
Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Full block style atau bentuk lurus penuh adalah jenis surat yang paling banyak digunakan dalam komunikasi formal. Dalam format ini, semua elemen surat ditempatkan rata di sisi kiri kertas.
Ini termasuk tanggal surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, hingga tanda tangan. Dengan margin yang seragam, surat full block style terlihat simetris dan rapi.
Karakteristik Surat Full Block Style:
- Margin kiri dan kanan: Biasanya margin kanan 80 (elite) dan kiri 20, atau margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.
- Teks rata kiri: Semua bagian surat dimulai dari tepi kiri kertas tanpa indentasi.
- Format formal: Digunakan untuk surat resmi antar instansi atau perusahaan.
Contoh Struktur Surat Full Block Style:
- Kepala Surat: Nama perusahaan atau instansi yang mengirim surat.
- Nomor Surat: Nomor identifikasi surat yang dikeluarkan.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dikeluarkan.
- Alamat Tujuan: Alamat penerima surat.
- Perihal: Tujuan dari surat tersebut.
- Salam Pembuka: Sapaan formal seperti “Yth. Bapak/Ibu”.
- Isi Surat: Isi utama surat dengan paragraf-paragraf yang jelas.
- Salam Penutup: Salam akhir seperti “Hormat Kami”.
- Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Nama dan jabatan pengirim surat.
Block Style (Bentuk Lurus)
Block style atau bentuk lurus memiliki format yang hampir mirip dengan full block style, namun dengan sedikit perbedaan pada penempatan beberapa elemen.
Pada block style, bagian tanggal, salam penutup, dan tanda tangan biasanya ditempatkan di sebelah kanan kertas.
Format ini masih mempertahankan kesederhanaan, tetapi memberi fleksibilitas pada beberapa elemen surat.
Karakteristik Surat Block Style:
- Margin kiri dan kanan: Sama seperti full block style.
- Teks rata kiri: Hampir seluruh bagian surat ditempatkan di sisi kiri, kecuali beberapa elemen seperti tanggal dan tanda tangan yang berada di sebelah kanan.
- Digunakan dalam birokrasi: Format ini lebih sering digunakan untuk surat-menyurat dalam konteks birokrasi atau administrasi publik.
Contoh Struktur Surat Block Style:
- Kepala Surat: Berisi informasi pengirim surat.
- Nomor Surat: Nomor referensi surat.
- Tanggal Surat: Ditempatkan di bagian kanan atas.
- Alamat Penerima: Alamat tujuan di bagian kiri.
- Perihal: Ringkasan isi surat.
- Isi Surat: Informasi utama yang ingin disampaikan.
- Salam Penutup: Salam resmi penutup surat.
- Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Letaknya di bagian kanan bawah.
Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)
Semi block style adalah variasi dari block style yang memiliki satu perbedaan utama, yaitu penggunaan indentasi pada awal paragraf.
Ketika paragraf baru dimulai, baris pertama paragraf tersebut akan menjorok ke dalam sekitar satu tab (indentasi).
Format ini memberikan sedikit variasi dalam struktur surat, tetapi tetap mempertahankan kesan formal dan rapi.
Karakteristik Surat Semi Block Style:
- Indentasi pada paragraf baru: Baris pertama setiap paragraf diberi indentasi, membuatnya lebih mudah dibaca.
- Teks rata kiri: Sebagian besar teks tetap sejajar di tepi kiri, seperti pada block style.
- Cocok untuk komunikasi internal: Sering digunakan untuk komunikasi dalam perusahaan atau instansi.
Contoh Struktur Surat Semi Block Style:
- Kepala Surat: Nama dan logo pengirim surat.
- Nomor Surat: Nomor referensi surat.
- Tanggal Surat: Terletak di bagian kanan atas.
- Alamat Penerima: Ditempatkan di kiri.
- Isi Surat: Paragraf pertama rata kiri, paragraf berikutnya diberi indentasi.
- Salam Penutup: Salam akhir resmi.
- Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Terletak di kanan bawah.
Cara Membuat Surat Block Style yang Tepat
Untuk membuat surat block style yang efektif, pastikan mengikuti pedoman berikut:
- Gunakan margin yang tepat: Pastikan untuk mengatur margin kiri dan kanan dengan standar yang sesuai.
- Tulis dengan bahasa formal: Karena surat ini digunakan dalam konteks resmi, pastikan bahasa yang digunakan sopan, formal, dan tepat.
- Susun surat dengan rapi: Pastikan semua elemen surat ditempatkan sesuai dengan jenis block style yang Anda pilih (full block, block, atau semi block).
- Perhatikan format tanggal dan tanda tangan: Letakkan tanggal dan tanda tangan di tempat yang sesuai, tergantung dari jenis block style yang digunakan.
- Jaga keseragaman format: Konsistensi adalah kunci dalam surat block style. Hindari perubahan format yang bisa membuat surat terlihat tidak rapi.
Baca Juga Cara Membuat Surat Keterangan Beda Nama KTP dan Sertifikat Tanah
Surat block style adalah pilihan ideal untuk surat-menyurat formal karena kesederhanaannya dalam format dan tampilannya yang rapi.
Baik itu full block style, block style, maupun semi block style, setiap format memiliki keunggulannya masing-masing tergantung pada kebutuhan komunikasi formal Anda.
