Surat permohonan adalah salah satu jenis dokumen resmi yang sering digunakan oleh berbagai institusi, organisasi, hingga individu.
Surat ini berfungsi untuk menyampaikan permintaan atau permohonan secara tertulis kepada pihak tertentu. Dalam praktiknya, surat permohonan harus dicatat dan dikelola dengan rapi, khususnya dalam lingkungan kantor yang memiliki volume surat masuk dan keluar yang tinggi.
Untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan surat-surat ini, digunakan sistem pengkodean nomor surat. Salah satu komponen penting dalam pengkodean ini adalah Kode Surat Permohonan.
Apa Itu Kode Surat Permohonan?
Kode surat permohonan adalah bagian dari sistem penomoran surat yang digunakan untuk mengidentifikasi surat permohonan secara spesifik dalam administrasi kantor.
Baca Juga Kode Nomor Surat Sekolah: Dasar Hukum, Contoh dan Cara Menggunakan
Setiap surat permohonan yang dikeluarkan oleh suatu institusi atau organisasi diberi nomor surat yang unik, yang terdiri dari beberapa komponen, salah satunya adalah kode yang mengindikasikan jenis surat tersebut.
Kode surat permohonan umumnya ditulis dengan SPm dan menggunakan angka khusus sebagai identifikasi jenis surat.
Dalam praktik umum, kode untuk surat permohonan adalah 03. Artinya, jika sebuah surat permohonan dikeluarkan, kode nomor surat tersebut akan memuat angka 03 untuk mengindikasikan bahwa surat tersebut adalah surat permohonan.
Contoh Penerapan Kode Surat Permohonan
Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut adalah contoh penulisan kode surat permohonan yang benar:
03.006/ITS/III/2023
Penjelasan dari kode nomor surat di atas adalah sebagai berikut:
- 03: Kode surat permohonan (SPm)
- 006: Nomor urut surat yang dikeluarkan
- ITS: Inisial atau nama lembaga yang mengeluarkan surat
- III: Bulan dikeluarkannya surat, yaitu bulan Maret (III dalam angka Romawi)
- 2023: Tahun dikeluarkannya surat
Dengan menggunakan kode ini, institusi atau organisasi dapat dengan mudah mengelompokkan surat permohonan sesuai dengan jenisnya dan mencatatnya secara efisien.
Cara Menulis Kode Surat Permohonan yang Benar
Menulis kode surat permohonan perlu mengikuti format yang sudah ditetapkan. Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk menulis kode surat permohonan dengan benar:
- Tentukan Jenis Surat. Langkah pertama adalah menentukan jenis surat yang akan dikeluarkan. Untuk surat permohonan, kode yang digunakan adalah 03.
- Berikan Nomor Urut Surat. Setiap surat yang dikeluarkan harus memiliki nomor urut yang berbeda. Nomor ini dimulai dari 001 untuk surat pertama yang dikeluarkan, dan terus bertambah seiring dengan jumlah surat yang diterbitkan.
- Cantumkan Inisial atau Nama Lembaga. Setelah kode jenis surat dan nomor urut, tambahkan inisial atau nama lembaga yang mengeluarkan surat. Ini bisa berupa singkatan atau kode lembaga, seperti ITS untuk Institut Teknologi Sepuluh Nopember.
- Tulis Bulan dan Tahun Pembuatan Surat. Selanjutnya, tambahkan bulan dan tahun pembuatan surat. Bulan bisa ditulis dengan angka Romawi (misalnya, I untuk Januari, II untuk Februari, III untuk Maret, dan seterusnya). Sementara itu, tahun pembuatan surat ditulis dengan angka lengkap, misalnya 2023.
- Contoh Penulisan: Jika sebuah surat permohonan dikeluarkan oleh Institut Teknologi Sepuluh Nopember pada bulan Maret 2023, dengan nomor urut surat 006, maka penulisannya akan menjadi:
03.006/ITS/III/2023
Kode surat permohonan adalah bagian penting dalam sistem pengkodean nomor surat yang digunakan di berbagai institusi dan organisasi.
Penggunaan kode ini tidak hanya membantu dalam mengidentifikasi jenis surat dengan cepat, tetapi juga mempermudah pengelompokan, pencatatan, dan pelacakan surat. Demikianlah informasi tersebut, semoga bermanfaat!
